Одним из наиболее распространенных и удобных методов связи являются мессенджеры. Это комфортный и быстрый способ передачи информации.
Существует свод правил делового общения через мессенджеры. Придерживаясь их, вы сможете зарекомендовать себя как комфортного сотрудника или тактичного предпринимателя. В противном случае, вы можете оттолкнуть партнеров или клиентов, а это отразится на ваших доходах.
Прежде всего не стоит устанавливать правила. Будет правильно, ведя коммерческий диалог в мессенджерах сразу определить с клиентом определенные рамки, за которых вы не будете выходить. Например, для некоторых людей звонок после 18:00 является вполне приемлемым, однако некоторые люди отделяют работу от семейной жизни и предпочитают отдыхать от дел. В то же время для кого-то рабочий день начинается с 9:00, а кто-то в это время еще спит. Поэтому стоит сразу обозначить в какое время клиенту будет удобно связаться? Лучше заранее договориться о звонке, чтобы это не выглядело как вторжение в личное пространство человека. Если все же вам необходимо связаться с человеком в нерабочее время, то лучше всего написать ему сообщение в мессенджере.
Важно заботиться о самом ценном ресурсе тех, с кем вы связываетесь в мессенджерах. Этим ресурсом является время. Уважение к партнерам или клиентам проявляется в том, что вы будете экономить этот ресурс. Например, вам может быть проще не набрать текст в мессенджере, а записать голосовое сообщение. Однако в данный момент вашему адресату может быть не совсем удобно прослушать сообщение. Кроме того, экономия времени может проявляться в том, что человеку не придется слушать длительное голосовое сообщение, которое к тому же состоит из долгих пауз и лишних слов. Когда информация изложена в тексте, проще не упустить важные моменты, а также при необходимости просмотреть их снова.
Что касается деловой переписки, то если вам необходимо написать сообщение в мессенджере нескольким адресатам сразу, то по правилам этикета необходимо представить тех людей, которые не знакомы друг с другом. Вы сможете сэкономить время человека, если обозначите тему своего письма. Если вам необходимо ответить одному контакту в общем чате, то лучше не использовать функцию «ответить всем». Не стоит забывать про юридическую сторону переписки в мессенджерах. Все что вы пишите или оправляете может быть сохранено. Поэтому некоторые темы лучше обсуждать вживую. Поэтому никогда не стоит прибегать в переписке или звонках к оскорблениям, угрозам, или обсуждению бизнес-махинаций.
Еще один важный момент, который стоит учитывать при переписке – проверка того, что вы написали. Некоторые настолько спешат отправить сообщение, что упускают возможность проверить орфографические ошибки. В итоге, вы можете приобрести плохую репутацию в глазах клиентов или партнеров. Также стоит перечитать сообщение, чтобы определить в каком оно написано ключе. Убедитесь, что письмо не написано в назидательном или нетактичном стиле.
Если вы используете групповой чат мессенджера для всего отдела, то чтобы не отвлекать сотрудников впустую, можно внедрить следующий метод передачи информации. Используя цифру 1 перед сообщением, вы покажите, что данная информация срочная и важная. Цифра 2 будет означать, что информация важная, но ее не обязательно срочно читать. Цифра 3 будет означать что информация срочная, но не такая важная. И цифра 4 будет показывать, что сообщение не срочное и не важное. Подобные обозначения позволят более эффективно расходовать рабочее время, а также более удобно передавать информацию.
Некоторые данные хотя и проще отправить в формате изображения (скриншота), все же это не всегда может быть удобным для получателя. Представьте, если вы сканируете банковские реквизиты, лицевой счет, номера телефона, или адреса электронной почты. У пользователя не будет возможности скопировать эти данные, и он будет вынужден самостоятельно вручную их вводить. Это может привести к ошибкам. Поэтому подобную информацию лучше всего отправлять текстом.
В случае, если клиент или партнер не отвечает на сообщения в мессенджере, не стоит сразу же ему звонить. Во-первых, пользователь увидит ваше сообщение, когда зайдет в приложение. Во-вторых, лишние напоминания обычно раздражают деловых людей. В-третьих, возможно человек просто не хочет идти на контакт. Чтобы избежать таких трудностей, можно в сообщении попросить сразу уведомить вас, так как информация в нем срочная.
Итак, в деловой среде комфортное сотрудничество ценят не меньше чем качественно выполненную работу. Придерживаясь правил цифрового этикеты, вы сможете не оттолкнуть от себя клиентов или партнеров, которым будет приятно с вами сотрудничать.
