Los mensajeros son uno de los métodos de comunicación más comunes y convenientes. Es una forma cómoda y rápida de transferir información.
Existe un conjunto de reglas para la comunicación empresarial a través de mensajería instantánea. Si los cumple, podrá establecerse como un empleado cómodo o un empresario discreto. De lo contrario, puede enajenar socios o clientes, y esto afectará sus ingresos.
En primer lugar, no establezcas reglas. Lo correcto, al realizar un diálogo comercial en Messenger, es determinar inmediatamente con el cliente un cierto marco, más allá del cual no irá. Por ejemplo, para algunas personas llamar después de las 6:00 p.m. es bastante aceptable, pero otras separan el trabajo de la vida familiar y prefieren tomarse un descanso del negocio. Al mismo tiempo, para algunos la jornada laboral comienza a las 9:00 horas, mientras que otros todavía están dormidos a esta hora. Por tanto, conviene indicar inmediatamente ¿a qué hora será conveniente que el cliente se ponga en contacto? Es mejor programar una llamada con anticipación para que no parezca una invasión del espacio personal de una persona. Sin embargo, si necesita ponerse en contacto con una persona fuera del horario laboral, lo mejor es escribirle un mensaje en el Messenger.
Es importante cuidar el recurso más valioso de aquellos con quienes te conectas en Messenger. Este recurso es el tiempo. El respeto por los socios o clientes se manifiesta en el hecho de que ahorrará este recurso. Por ejemplo, puede que le resulte más fácil no escribir texto en Messenger, sino grabar un mensaje de voz. Sin embargo, en estos momentos, puede que a tu destinatario no le resulte muy cómodo escuchar el mensaje. Además, el ahorro de tiempo puede manifestarse en el hecho de que una persona no tiene que escuchar un largo mensaje de voz, que también consta de largas pausas y palabras innecesarias. Cuando se presenta información en el texto, es más fácil no perderse puntos importantes y también, si es necesario, repasarlos nuevamente.
En cuanto a la correspondencia comercial, si necesita escribir un mensaje en Messenger a varios destinatarios a la vez, entonces, de acuerdo con las reglas de etiqueta, es necesario presentar a aquellas personas que no están familiarizadas entre sí. Puede ahorrarle tiempo a una persona identificando el tema de su carta. Si necesita responder a un contacto en un chat general, es mejor no utilizar la función «responder a todos». No te olvides del aspecto legal de la correspondencia en mensajeros. Todo lo que escribas o envíes se puede guardar. Por lo tanto, algunos temas se discuten mejor en vivo. Por lo tanto, nunca debe recurrir a insultos, amenazas o discusiones sobre fraudes comerciales en correspondencia o llamadas.
Otro punto importante a considerar al escribir correspondencia es comprobar lo que ha escrito. Algunos tienen tanta prisa por enviar un mensaje que pierden la oportunidad de revisar los errores ortográficos. Como resultado, puede obtener una mala reputación ante los clientes o socios. También vale la pena volver a leer el mensaje para determinar en qué clave está escrito. Asegúrese de que la carta no tenga un estilo didáctico o falto de tacto.
Si utiliza el chat grupal de Messenger para todo el departamento, para no distraer a los empleados en vano, puede implementar el siguiente método de transferencia de información. Al utilizar el número 1 delante del mensaje, indicas que la información es urgente e importante. El número 2 significará que la información es importante, pero no es necesario leerla con urgencia. El número 3 significará que la información es urgente, pero no tan importante. Y el número 4 indicará que el mensaje no es urgente ni importante. Estas designaciones permitirán un uso más eficiente del tiempo de trabajo, así como una transferencia de información más conveniente.
Aunque es más fácil enviar algunos datos en formato de imagen (captura de pantalla), puede que no siempre sea conveniente para el destinatario. Imagínese si escanea datos bancarios, cuentas personales, números de teléfono o direcciones de correo electrónico. El usuario no podrá copiar estos datos y se verá obligado a introducirlos manualmente por su cuenta. Esto puede provocar errores. Por lo tanto, es mejor enviar dicha información en forma de texto.
Si un cliente o socio no responde a los mensajes del messenger, no lo llames inmediatamente. Primero, el usuario verá su mensaje cuando inicie sesión en la aplicación. En segundo lugar, los recordatorios innecesarios tienden a molestar a los empresarios. En tercer lugar, quizás la persona simplemente no quiera establecer contacto. Para evitar tales dificultades, puede solicitar en el mensaje que se le notifique de inmediato, ya que la información que contiene es urgente.
Por eso, en un entorno empresarial, una cooperación cómoda se valora no menos que un trabajo bien hecho. Si sigue las reglas de etiqueta digital, no podrá alejar a clientes o socios que estarán encantados de trabajar con usted.
