メッセンジャーは、最も一般的で便利な通信方法の 1 つです。情報を快適かつ迅速に転送する方法です。
インスタント メッセンジャーを通じたビジネス コミュニケーションには一連のルールがあります。これらを遵守することで、快適な従業員または機転の利く起業家としての地位を確立することができます。そうしないと、パートナーや顧客を遠ざけ、収入に影響を与える可能性があります。
まずルールを作らないこと。メッセンジャーで商業対話を行って、クライアントと特定の枠組みを即座に決定するのが正しいでしょう。それを超えることはありません。たとえば、午後 6 時以降に電話をかけることは問題なく受け入れられる人もいますが、仕事と家庭生活を切り離し、仕事の休憩を取ることを好む人もいます。同時に、勤務時間は 9:00 に始まる人もいれば、この時点ではまだ寝ている人もいます。したがって、クライアントにとっていつ連絡するのが都合がよいかをすぐに示す価値がありますか？人の個人的な空間の侵害と思われないように、事前に電話を手配することをお勧めします。それでも、勤務時間外に誰かに連絡する必要がある場合は、メッセンジャーにメッセージを書くのが最善です。
メッセンジャーでつながっている人々の最も貴重なリソースを大切にすることが重要です。このリソースは時間です。パートナーや顧客への敬意は、このリソースを節約するという事実に表れます。たとえば、メッセンジャーにテキストを入力するのではなく、音声メッセージを録音する方が簡単な場合があります。ただし、現時点では、受信者にとってメッセージを聞くのはあまり都合がよくない可能性があります。さらに、時間の節約は、長い休止や不必要な単語からなる長い音声メッセージを聞く必要がないという事実からも明らかです。情報がテキストで示されていると、重要なポイントを見逃すことがなくなり、必要に応じて再確認することも容易になります。
ビジネス通信に関しては、一度に複数の宛先にメッセンジャーでメッセージを書く必要がある場合、エチケットの規則に従って、お互いに馴染みのない人々を紹介する必要があります。手紙の件名を特定することで、相手の時間を節約できます。一般的なチャットで 1 人の連絡先に返信する必要がある場合は、「全員に返信」機能を使用しないことをお勧めします。メッセンジャーでのやり取りの法的側面を忘れないでください。書いたり送信したりしたものはすべて保存できます。したがって、一部のトピックについてはライブで議論したほうがよいでしょう。したがって、通信や電話の中で、侮辱、脅迫、ビジネス詐欺に関する議論に頼ってはなりません。
通信を書く際に考慮すべきもう一つの重要な点は、自分が書いた内容を確認することです。メッセージの送信を急ぐあまり、スペルミスをチェックする機会を逃してしまう人もいます。その結果、顧客やパートナーから悪い評判を受ける可能性があります。メッセージを読み直して、どのキーで書き込まれているかを確認することも価値があります。手紙が教訓的または無粋なスタイルになっていないことを確認してください。
部門全体でメッセンジャーのグループチャットを使用する場合、従業員の注意を無駄にしないために、次のような情報伝達方法を実装できます。メッセージの前に数字の 1 を使用すると、その情報が緊急かつ重要であることを示します。数字の 2 は、情報は重要ですが、急いで読む必要はないことを意味します。3 番は、情報は緊急ではあるが、それほど重要ではないことを意味します。数字の 4 は、メッセージが緊急でも重要でもないことを示します。このような指定により、作業時間のより効率的な使用が可能になるだけでなく、情報の伝達もより便利になります。
一部のデータは画像 (スクリーンショット) 形式で送信する方が簡単ですが、受信者にとって必ずしも便利であるとは限りません。銀行口座の詳細、個人口座、電話番号、または電子メール アドレスをスキャンする場合を想像してください。ユーザーはこのデータをコピーできず、自分で手動で入力する必要があります。これによりエラーが発生する可能性があります。したがって、そのような情報はテキストで送信するのが最適です。
クライアントまたはパートナーがメッセンジャーのメッセージに応答しない場合は、すぐに電話をかけないでください。まず、ユーザーがアプリケーションにログインすると、メッセージが表示されます。第二に、不必要な催促はビジネスマンを悩ませる傾向があります。第三に、おそらくその人は単に連絡を取りたくないのかもしれません。このような問題を避けるために、メッセージに含まれる情報は緊急であるため、すぐに通知するようにメッセージで依頼することができます。
したがって、ビジネス環境では、うまくやった仕事と同じように、快適な協力関係が評価されます。デジタル エチケットのルールを遵守すれば、喜んで協力してくれる顧客やパートナーを遠ざけることができなくなります。
