Messenger sind eine der gebräuchlichsten und bequemsten Kommunikationsmethoden. Es ist eine komfortable und schnelle Möglichkeit, Informationen zu übertragen.
Es gibt eine Reihe von Regeln für die Geschäftskommunikation über Instant Messenger. Indem Sie sich daran halten, können Sie sich als komfortabler Mitarbeiter oder taktvoller Unternehmer etablieren. Andernfalls können Sie Partner oder Kunden verärgern, was Auswirkungen auf Ihr Einkommen hat.
Erstens: Machen Sie keine Regeln. Es wäre richtig, einen kommerziellen Dialog in Messengern zu führen, um sofort mit dem Kunden einen bestimmten Rahmen festzulegen, über den Sie nicht hinausgehen. Für manche Menschen ist es beispielsweise durchaus akzeptabel, nach 18:00 Uhr anzurufen, andere trennen jedoch Arbeit und Familie und gönnen sich lieber eine Auszeit vom Geschäftlichen. Gleichzeitig beginnt für einige der Arbeitstag um 9:00 Uhr, während andere zu dieser Zeit noch schlafen. Daher lohnt es sich, sofort anzugeben, zu welchem Zeitpunkt der Kunde Kontakt aufnehmen kann. Es ist besser, einen Anruf im Voraus zu vereinbaren, damit es nicht wie ein Eingriff in den persönlichen Bereich einer Person aussieht. Wenn Sie dennoch außerhalb der Arbeitszeit mit einer Person Kontakt aufnehmen müssen, schreiben Sie ihr am besten eine Nachricht im Messenger.
Es ist wichtig, sich um die wertvollste Ressource derjenigen zu kümmern, mit denen Sie über Messenger in Kontakt treten. Diese Ressource ist Zeit. Der Respekt gegenüber Partnern oder Kunden zeigt sich darin, dass Sie diese Ressource schonen. Beispielsweise kann es für Sie einfacher sein, im Messenger keinen Text einzugeben, sondern eine Sprachnachricht aufzuzeichnen. Derzeit ist es für Ihren Empfänger jedoch möglicherweise nicht sehr bequem, die Nachricht abzuhören. Darüber hinaus kann sich die Zeitersparnis darin äußern, dass eine Person keine lange Sprachnachricht anhören muss, die auch aus langen Pausen und unnötigen Wörtern besteht. Wenn Informationen im Text präsentiert werden, ist es einfacher, wichtige Punkte nicht zu übersehen und sie bei Bedarf noch einmal zu überprüfen.
Wenn Sie in der Geschäftskorrespondenz eine Nachricht im Messenger an mehrere Adressaten gleichzeitig schreiben müssen, müssen Sie gemäß den Regeln der Etikette diejenigen Personen vorstellen, die sich nicht kennen. Sie können einer Person Zeit sparen, indem Sie den Betreff Ihres Briefes angeben. Wenn Sie in einem allgemeinen Chat einem Kontakt antworten müssen, sollten Sie die Funktion „Allen antworten“ besser nicht verwenden. Vergessen Sie nicht die rechtliche Seite der Korrespondenz in Messengern. Alles, was Sie schreiben oder senden, kann gespeichert werden. Daher lassen sich manche Themen besser live besprechen. Daher sollten Sie in Korrespondenz oder Anrufen niemals auf Beleidigungen, Drohungen oder Diskussionen über Geschäftsbetrug zurückgreifen.
Ein weiterer wichtiger Punkt, den Sie beim Verfassen von Korrespondenz berücksichtigen sollten, ist die Überprüfung des Geschriebenen. Manche haben es so eilig, eine Nachricht zu senden, dass sie die Gelegenheit verpassen, Rechtschreibfehler zu überprüfen. Dadurch kann es zu einem schlechten Ruf bei Kunden oder Partnern kommen. Es lohnt sich auch, die Nachricht noch einmal zu lesen, um festzustellen, in welcher Tonart sie geschrieben ist. Stellen Sie sicher, dass der Brief keinen didaktischen oder taktlosen Stil hat.
Wenn Sie den Gruppenchat des Messengers für die gesamte Abteilung nutzen, können Sie, um die Mitarbeiter nicht umsonst abzulenken, die folgende Methode zur Informationsübermittlung implementieren. Durch die Angabe der Zahl 1 vor der Nachricht weisen Sie darauf hin, dass die Information dringend und wichtig ist. Die Zahl 2 bedeutet, dass die Informationen wichtig sind, aber nicht dringend gelesen werden müssen. Nummer 3 bedeutet, dass die Informationen dringend, aber nicht so wichtig sind. Und die Zahl 4 zeigt an, dass die Nachricht nicht dringend oder wichtig ist. Solche Bezeichnungen ermöglichen eine effizientere Nutzung der Arbeitszeit sowie eine bequemere Informationsübermittlung.
Obwohl es einfacher ist, einige Daten im Bildformat (Screenshot) zu senden, ist dies für den Empfänger möglicherweise nicht immer bequem. Stellen Sie sich vor, Sie scannen Bankdaten, persönliche Konten, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen. Der Benutzer kann diese Daten nicht kopieren und ist gezwungen, sie selbst manuell einzugeben. Dies kann zu Fehlern führen. Daher werden solche Informationen am besten in Textform übermittelt.
Wenn ein Kunde oder Partner nicht auf Nachrichten im Messenger reagiert, rufen Sie ihn nicht sofort an. Zunächst sieht der Benutzer Ihre Nachricht, wenn er sich bei der Anwendung anmeldet. Zweitens neigen unnötige Erinnerungen dazu, Geschäftsleute zu verärgern. Drittens möchte die Person vielleicht einfach keinen Kontakt aufnehmen. Um solche Schwierigkeiten zu vermeiden, können Sie in der Nachricht um eine sofortige Benachrichtigung bitten, da die darin enthaltenen Informationen dringend sind.
Daher wird in einem Geschäftsumfeld eine angenehme Zusammenarbeit genauso geschätzt wie eine gut erledigte Arbeit. Durch die Einhaltung der Regeln der digitalen Etikette können Sie Kunden oder Partner, die gerne mit Ihnen zusammenarbeiten, nicht verärgern.
