메신저는 가장 일반적이고 편리한 의사소통 방법 중 하나입니다. 정보를 전송하는 편안하고 빠른 방법입니다.
인스턴트 메신저를 통한 비즈니스 커뮤니케이션에는 일련의 규칙이 있습니다. 이를 준수함으로써 귀하는 편안한 직원 또는 재치 있는 기업가로 자리매김할 수 있을 것입니다. 그렇지 않으면 파트너나 고객을 소외시킬 수 있으며 이는 귀하의 수입에 영향을 미칠 수 있습니다.
우선, 규칙을 만들지 마세요. 메신저에서 상업적 대화를 수행하고 클라이언트와 특정 프레임워크를 즉시 결정하는 것이 옳을 것입니다. 예를 들어, 어떤 사람들에게는 오후 6시 이후에 전화하는 것이 꽤 괜찮지만, 어떤 사람들은 일과 가족 생활을 분리하고 업무로부터 휴식을 취하는 것을 선호합니다. 동시에 어떤 사람들에게는 근무일이 9시에 시작되고 다른 사람들은 이 시간에도 여전히 자고 있습니다. 따라서 고객이 연락하는 것이 편리한 시간을 즉시 나타내는 것이 좋습니다. 개인 공간을 침해하는 것처럼 보이지 않도록 미리 통화를 준비하는 것이 좋습니다. 그럼에도 불구하고 근무 시간 외에 사람에게 연락해야 한다면 메신저에 메시지를 쓰는 것이 가장 좋습니다.
메신저로 연결되는 사람들의 가장 귀중한 자원을 관리하는 것이 중요합니다. 이 자원은 시간입니다. 이 리소스를 저장한다는 사실에서 파트너 또는 고객에 대한 존중이 나타납니다. 예를 들어, 메신저에 텍스트를 입력하는 것이 아니라 음성 메시지를 녹음하는 것이 더 쉬울 수 있습니다. 그러나 현재로서는 수신자가 메시지를 듣는 것이 그리 편리하지 않을 수 있습니다. 또한 긴 일시 정지와 불필요한 단어로 구성된 긴 음성 메시지를 들을 필요가 없다는 사실에서 시간 절약이 나타날 수 있습니다. 정보가 텍스트에 표시되면 중요한 사항을 놓치지 않고 필요한 경우 다시 검토하는 것이 더 쉽습니다.
비즈니스 서신의 경우 한 번에 여러 수신자에게 메신저로 메시지를 작성해야 할 경우 에티켓 규칙에 따라 서로 익숙하지 않은 사람들을 소개해야합니다. 편지의 제목을 명시함으로써 상대방의 시간을 절약할 수 있습니다. 일반 채팅에서 한 연락처에 답장을 해야 한다면 ‘전체답장’ 기능을 사용하지 않는 것이 좋습니다. 메신저 통신의 법적 측면을 잊지 마십시오. 당신이 쓰거나 보내는 모든 것이 저장될 수 있습니다. 따라서 일부 주제는 실시간으로 더 잘 논의됩니다. 그러므로 서신이나 전화를 통해 모욕이나 위협, 사업 사기에 대한 논의를 해서는 절대로 안 됩니다.
서신을 작성할 때 고려해야 할 또 다른 중요한 점은 작성한 내용을 확인하는 것입니다. 어떤 사람들은 메시지를 보내기 위해 너무 서두르다가 철자 오류를 확인할 기회를 놓치기도 합니다. 결과적으로 고객이나 파트너의 눈에 나쁜 평판을 얻을 수 있습니다. 메시지가 어떤 키에 기록되었는지 확인하기 위해 메시지를 다시 읽는 것도 가치가 있습니다. 편지가 교훈적이거나 재치 없는 스타일이 아닌지 확인하세요.
부서 전체에 대해 메신저 그룹 채팅을 사용하는 경우 직원의 헛된 혼란을 피하기 위해 다음과 같은 정보 전송 방법을 구현할 수 있습니다. 메시지 앞의 숫자 1을 사용하면 해당 정보가 긴급하고 중요하다는 의미입니다. 숫자 2는 정보가 중요하지만 긴급하게 읽을 필요는 없음을 의미합니다. 3번은 정보가 긴급하지만 그렇게 중요하지는 않음을 의미합니다. 그리고 숫자 4는 메시지가 긴급하거나 중요하지 않음을 나타냅니다. 이러한 지정을 통해 근무 시간을 보다 효율적으로 사용할 수 있을 뿐만 아니라 정보를 보다 편리하게 전달할 수 있습니다.
일부 데이터는 이미지(스크린샷) 형식으로 보내는 것이 더 쉽지만 수신자에게는 항상 편리한 것은 아닙니다. 은행 정보, 개인 계좌, 전화번호, 이메일 주소를 스캔한다고 상상해 보세요. 사용자는 이 데이터를 복사할 수 없으며 직접 수동으로 입력해야 합니다. 이로 인해 오류가 발생할 수 있습니다. 따라서 이러한 정보는 텍스트로 보내는 것이 가장 좋습니다.
고객이나 파트너가 메신저 메시지에 응답하지 않으면 즉시 전화하지 마십시오. 먼저, 사용자가 애플리케이션에 로그인하면 메시지가 표시됩니다. 둘째, 불필요한 미리 알림은 비즈니스맨을 짜증나게 하는 경향이 있습니다. 셋째, 아마도 그 사람은 단순히 연락을 원하지 않을 수도 있습니다. 이러한 어려움을 피하려면 메시지에 포함된 정보가 긴급하므로 즉시 알려달라고 메시지에 요청할 수 있습니다.
따라서 비즈니스 환경에서는 일을 잘 수행하는 것 못지않게 편안한 협력이 중요합니다. 디지털 에티켓 규칙을 준수하면 기꺼이 함께 일할 고객이나 파트너를 소외시킬 수 없습니다.
