I messenger sono uno dei metodi di comunicazione più comuni e convenienti. È un modo comodo e veloce per trasferire informazioni.
Esiste una serie di regole per la comunicazione aziendale tramite la messaggistica istantanea. Aderendo ad essi, potrai affermarti come un dipendente a tuo agio o un imprenditore pieno di tatto. Altrimenti, puoi alienare partner o clienti e ciò influirà sulle tue entrate.
Prima di tutto, non stabilire regole. Sarà corretto, conducendo un dialogo commerciale nei messenger, determinare immediatamente con il cliente un determinato quadro, oltre il quale non andrai. Ad esempio, per alcune persone chiamare dopo le 18:00 è abbastanza accettabile, ma altre persone separano il lavoro dalla vita familiare e preferiscono prendersi una pausa dagli affari. Allo stesso tempo, per alcuni, la giornata lavorativa inizia alle 9:00, mentre altri a quest’ora dormono ancora. Vale quindi la pena indicare subito a che ora sarà conveniente per il cliente contattare? È meglio organizzare una chiamata in anticipo in modo che non sembri un’invasione dello spazio personale di una persona. Se, tuttavia, hai bisogno di contattare una persona al di fuori dell’orario di lavoro, è meglio scrivergli un messaggio nel messenger.
È importante prendersi cura della risorsa più preziosa di coloro con cui ti connetti nei messenger. Questa risorsa è il tempo. Il rispetto per partner o clienti si manifesta nel fatto che salverai questa risorsa. Ad esempio, potrebbe essere più semplice per te non digitare testo nel messenger, ma registrare un messaggio vocale. Tuttavia, al momento, potrebbe non essere molto conveniente per il tuo destinatario ascoltare il messaggio. Inoltre, il risparmio di tempo può manifestarsi nel fatto che una persona non deve ascoltare un lungo messaggio vocale, composto anche da lunghe pause e parole non necessarie. Quando le informazioni vengono presentate nel testo, è più facile non perdere punti importanti e, se necessario, rivederli di nuovo.
Per quanto riguarda la corrispondenza commerciale, se è necessario scrivere un messaggio nel messenger a più destinatari contemporaneamente, secondo le regole dell’etichetta è necessario presentare quelle persone che non hanno familiarità tra loro. Puoi far risparmiare tempo a una persona identificando l’oggetto della tua lettera. Se devi rispondere a un contatto in una chat generale, è meglio non utilizzare la funzione “rispondi a tutti”. Non dimenticare il lato legale della corrispondenza nei messenger. Tutto ciò che scrivi o invii può essere salvato. Pertanto, alcuni argomenti sono meglio discussi dal vivo. Pertanto, non dovresti mai ricorrere a insulti, minacce o discussioni su frodi aziendali nella corrispondenza o nelle chiamate.
Un altro punto importante da considerare quando si scrive la corrispondenza è controllare ciò che si è scritto. Alcuni hanno così fretta di inviare un messaggio che perdono l’opportunità di controllare gli errori di ortografia. Di conseguenza, puoi ottenere una cattiva reputazione agli occhi di clienti o partner. Vale anche la pena rileggere il messaggio per determinare in quale chiave è scritto. Assicurati che la lettera non abbia uno stile didascalico o privo di tatto.
Se utilizzi la chat di gruppo di Messenger per l’intero dipartimento, per non distrarre invano i dipendenti, puoi implementare il seguente metodo di trasferimento delle informazioni. Utilizzando il numero 1 davanti al messaggio, indichi che l’informazione è urgente e importante. Il numero 2 significherà che l’informazione è importante, ma non è necessario leggerla con urgenza. Il numero 3 significherà che l’informazione è urgente, ma non così importante. E il numero 4 indicherà che il messaggio non è urgente o importante. Tali designazioni consentiranno un utilizzo più efficiente dell’orario di lavoro, nonché un trasferimento più conveniente delle informazioni.
Sebbene sia più semplice inviare alcuni dati in formato immagine (screenshot), potrebbe non essere sempre conveniente per il destinatario. Immagina di scansionare dettagli bancari, account personali, numeri di telefono o indirizzi e-mail. L’utente non potrà copiare questi dati e sarà costretto a inserirli manualmente da solo. Ciò può portare a errori. Pertanto, è meglio inviare tali informazioni tramite testo.
Se un cliente o un partner non risponde ai messaggi nel messenger, non chiamarlo immediatamente. Innanzitutto, l’utente vedrà il tuo messaggio quando accede all’applicazione. In secondo luogo, i promemoria non necessari tendono a infastidire gli uomini d’affari. In terzo luogo, forse la persona semplicemente non vuole entrare in contatto. Per evitare tali difficoltà, puoi chiedere nel messaggio di avvisarti immediatamente, poiché le informazioni in esso contenute sono urgenti.
Pertanto, in un ambiente aziendale, una collaborazione confortevole è apprezzata non meno di un lavoro ben fatto. Aderendo alle regole dell’etichetta digitale, non sarai in grado di alienare clienti o partner che saranno lieti di lavorare con te.
