Haberciler en yaygın ve kullanışlı iletişim yöntemlerinden biridir. Bilgi aktarmanın rahat ve hızlı bir yoludur.
Anlık mesajlaşma programları aracılığıyla iş iletişimi için bir dizi kural vardır. Bunlara bağlı kalarak kendinizi rahat bir çalışan veya anlayışlı bir girişimci olarak kanıtlayabileceksiniz. Aksi takdirde ortaklarınızı veya müşterilerinizi uzaklaştırabilirsiniz ve bu da gelirinizi etkileyecektir.
Öncelikle kural koymayın. Müşteriyle, ötesine geçmeyeceğiniz belirli bir çerçeveyi derhal belirlemek için habercilerde ticari bir diyalog yürütmek doğru olacaktır. Örneğin akşam 18.00’den sonra aramak kimileri için oldukça kabul edilebilirken, kimileri de işi aile hayatından ayırıp işe ara vermeyi tercih ediyor. Aynı zamanda bazıları için iş günü saat 9.00’da başlıyor, bazıları ise bu saatte hala uyuyor. Bu nedenle, müşterinin ne zaman iletişime geçmesinin uygun olacağını hemen belirtmeye değer mi? Bir kişinin kişisel alanına tecavüz gibi görünmemesi için önceden bir arama ayarlamak daha iyidir. Yine de, mesai saatleri dışında bir kişiyle iletişime geçmeniz gerekiyorsa, en iyisi ona messenger’da bir mesaj yazmaktır.
Messenger’larda bağlantı kurduğunuz kişilerin en değerli kaynağına dikkat etmeniz önemlidir. Bu kaynak zamandır. Ortaklara veya müşterilere saygı, bu kaynağı koruyacağınız gerçeğiyle kendini gösterir. Örneğin messenger’da mesaj yazmak yerine sesli mesaj kaydetmek sizin için daha kolay olabilir. Ancak şu anda alıcınızın mesajı dinlemesi pek uygun olmayabilir. Ayrıca kişinin uzun duraklamalar ve gereksiz kelimelerden oluşan uzun bir sesli mesajı dinlemek zorunda kalmaması da zaman tasarrufu sağlayabilir. Metinde bilgi sunulurken önemli noktaların gözden kaçırılmaması ve gerekirse yeniden gözden geçirilmesi daha kolay olur.
Ticari yazışmalara gelince, messenger’da aynı anda birden fazla muhatap için bir mesaj yazmanız gerekiyorsa, o zaman görgü kurallarına göre, birbirini tanımayan kişileri tanıştırmak gerekir. Mektubunuzun konusunu belirleyerek bir kişinin zamanından tasarruf edebilirsiniz. Genel sohbette bir kişiye yanıt vermeniz gerekiyorsa, “hepsine yanıt ver” işlevini kullanmamak daha iyidir. Habercilerdeki yazışmaların hukuki yönünü unutmayın. Yazdığınız veya gönderdiğiniz her şey kaydedilebilir. Bu nedenle bazı konuların canlı olarak tartışılması daha iyi. Bu nedenle yazışmalarda veya aramalarda asla hakarete, tehditlere veya ticari dolandırıcılık tartışmalarına başvurmamalısınız.
Yazışma yazarken dikkat edilmesi gereken bir diğer önemli nokta da yazdıklarınızı kontrol etmektir. Bazıları mesaj atma telaşında olduğundan yazım hatalarını kontrol etme fırsatını kaçırıyorlar. Sonuç olarak müşterilerinizin veya ortaklarınızın gözünde kötü bir itibara sahip olabilirsiniz. Hangi tuşta yazıldığını belirlemek için mesajı yeniden okumaya da değer. Mektubun didaktik veya düşüncesiz bir tarzda olmadığından emin olun.
Messenger’ın grup sohbetini tüm departman için kullanırsanız, çalışanların dikkatini boşuna dağıtmamak için aşağıdaki bilgi aktarma yöntemini uygulayabilirsiniz. Mesajın önünde 1 rakamını kullanarak bilginin acil ve önemli olduğunu belirtmiş olursunuz. 2 rakamı bilginin önemli olduğu ancak acilen okunmasına gerek olmadığı anlamına gelecektir. 3 numara, bilginin acil olduğu ancak o kadar önemli olmadığı anlamına gelecektir. Ve 4 rakamı mesajın acil veya önemli olmadığını gösterecektir. Bu tür atamalar, çalışma süresinin daha verimli kullanılmasına ve bilgilerin daha rahat aktarılmasına olanak sağlayacaktır.
Bazı verileri resim (ekran görüntüsü) formatında göndermek daha kolay olsa da alıcı için her zaman uygun olmayabilir. Banka bilgilerinizi, kişisel hesabınızı, telefon numaralarınızı veya e-posta adreslerinizi taradığınızı düşünün. Kullanıcı bu verileri kopyalayamayacaktır ve bunları kendi başına manuel olarak girmek zorunda kalacaktır. Bu hatalara yol açabilir. Bu nedenle, bu tür bilgilerin metin olarak gönderilmesi en iyisidir.
Bir müşteri veya ortak, mesajlaşmadaki mesajlara yanıt vermezse, onu hemen aramayın. Öncelikle kullanıcı uygulamaya giriş yaptığında mesajınızı görecektir. İkincisi, gereksiz hatırlatmalar iş adamlarını rahatsız etme eğilimindedir. Üçüncüsü, belki de kişi iletişim kurmak istemiyordur. Bu tür sıkıntı yaşamamak için mesaj içerisinde yer alan bilgiler acil olduğundan hemen bilgilendirilmesini isteyebilirsiniz.
Bu nedenle, bir iş ortamında rahat bir işbirliğine, iyi yapılmış bir işten daha az değer verilmez. Dijital görgü kurallarına bağlı kalarak, sizinle çalışmaktan memnuniyet duyacak müşterilerinizi veya iş ortaklarınızı yabancılaştırmayacaksınız.
