Máy tính của mỗi nhân viên văn phòng đều được trang bị một lượng phần mềm cơ bản nhất định để thực hiện các công việc hàng ngày.
Thông thường các công ty phải trả rất nhiều tiền cho loại phần mềm này – nhưng không nhất thiết phải như vậy. Trên thị trường có một phần mềm thay thế rất tốt, hơn nữa là miễn phí, việc sử dụng phần mềm này có thể mang lại khoản tiết kiệm đáng kể cho doanh nghiệp.
OpenOffice – thay vì Microsoft Office
OpenOffice.org, hay thực tế là Apache Open Office (vì nó hiện đang được phát triển dưới tên đó), là một bộ ứng dụng văn phòng miễn phí có thể trở thành một giải pháp thay thế thành công cho Microsoft Office phổ biến. Nó bao gồm: trình xử lý văn bản Writer (tương tự của MS Word), bảng tính Calc (tương tự của MS Excel), công cụ tạo bài thuyết trình đa phương tiện Impress (tương tự của MS PowerPoint), ứng dụng tạo sơ đồ Draw (thay thế cho MS Visio), Cơ sở dữ liệu cơ sở ( MS Access tương tự) và Math – bậc thầy về các hàm toán học. Các ứng dụng riêng lẻ không chỉ hỗ trợ các định dạng tệp của riêng chúng mà còn hỗ trợ các định dạng tệp của đối thủ cạnh tranh thương mại, MS Office, vì vậy chúng có thể được sử dụng ngay cả khi các nhà thầu của công ty đang sử dụng bộ Microsoft.
Gimp – thay vì Photoshop hoặc Corel
Thông thường, một công ty chỉ cần một ứng dụng đồ họa cho những mục đích rất cơ bản – ví dụ: để phát triển đồ họa quảng cáo hoặc chỉnh sửa nhỏ các bức ảnh từ một hội nghị. Tuy nhiên, không biết lý do, các doanh nhân thường bị thu hút bởi các gói đồ họa đắt tiền như Adobe Photoshop hay Corel Draw. Tuy nhiên, ngay cả khi bạn cần một trình soạn thảo đồ họa cho các ứng dụng rất chuyên biệt, hãy thử Gimp miễn phí. Chương trình đi kèm với các công cụ và bộ lọc chỉnh sửa đồ họa phổ biến, hỗ trợ các lớp và nhiều định dạng tệp.
7zip – thay vì WinZip hoặc WinRar
Không phải ai cũng hiểu rằng các trình lưu trữ file WinZip và WinRar phổ biến không phải là ứng dụng miễn phí. Sau thời gian dùng thử, chúng không bị vô hiệu hóa nhưng việc sử dụng chúng đã là bất hợp pháp (cho đến khi trả phí). Thay vào đó, bạn nên sử dụng trình lưu trữ hoàn toàn miễn phí – 7zip, hỗ trợ tất cả các định dạng lưu trữ phổ biến (tất nhiên bao gồm cả .zip và .rar).
Comodo Antivirus – thay vì gói chống vi-rút thương mại
Comodo Antivirus là một trong những phần mềm diệt virus doanh nghiệp miễn phí tốt nhất. Mặc dù nó không có khả năng bảo vệ hiệu quả như các giải pháp thương mại phổ biến nhất nhưng nó thể hiện mức độ rất tốt. Công cụ này cung cấp khả năng bảo vệ cư dân, bảo vệ theo yêu cầu và trình quét email.
Mozilla Thunderbird thay vì Microsoft Outlook
Có rất nhiều ứng dụng email trên thị trường – Thunderbird của Mozilla là một trong những ứng dụng tốt nhất. Hơn nữa, nó miễn phí. Thunderbird được trang bị tất cả các tính năng quan trọng nhất của chương trình email và một trong những lợi thế lớn nhất của nó là có sẵn nhiều tiện ích bổ sung giúp mở rộng các tính năng tiêu chuẩn của chương trình.
PDFill và Image Writer/Công cụ thay vì Adobe Acrobat
Adobe Acrobat cho phép bạn chỉnh sửa tài liệu PDF. Tuy nhiên, chúng ta thường không cần chỉnh sửa nội dung của tài liệu mà cần xử lý nó – ví dụ: cắt một số trang, xoay tài liệu hoặc điền vào biểu mẫu. Trong số những tính năng khác, các tính năng như vậy được cung cấp bởi PDFill và Image Writer / Tools miễn phí, tính năng này cũng cho phép bạn in tài liệu trực tiếp sang tệp PDF.
FreeCommander – thay vì Total Commander
Một số người không thể tưởng tượng được việc làm việc với trình quản lý tệp Windows tiêu chuẩn – đặc biệt là phiên bản mới nhất. Total Commander (trước đây là Windows Commander) đã dẫn đầu trong số các giải pháp thay thế trong nhiều năm. Thật không may, việc sử dụng thương mại của nó đòi hỏi phải thanh toán. Tuy nhiên, nó có thể được thay thế bằng FreeCommander miễn phí, cung cấp chức năng tương tự.
Ubuntu thay vì Windows
Hầu hết các ứng dụng được liệt kê ở trên đều chạy trên cả hệ điều hành Windows và Linux. Để tiết kiệm chi phí, công ty nên cài đặt ít nhất một số máy tính (những nhân viên có thể thích nghi với môi trường mới) hệ thống Ubuntu miễn phí, ổn định, hấp dẫn và dễ sử dụng.
