คอมพิวเตอร์ของพนักงานออฟฟิศทุกคนมีซอฟต์แวร์พื้นฐานจำนวนหนึ่งเพื่อดำเนินงานในแต่ละวัน
โดยปกติแล้วบริษัทต่างๆ จะจ่ายเงินจำนวนมากสำหรับซอฟต์แวร์ประเภทนี้ แต่ก็ไม่จำเป็นต้องจ่ายเช่นกัน มีการทดแทนซอฟต์แวร์ดังกล่าวที่ดีและฟรียิ่งกว่านั้นในตลาดการใช้งานซึ่งสามารถช่วยประหยัดได้มากให้กับองค์กร
OpenOffice – แทน Microsoft Office
OpenOffice.org หรือจริงๆ แล้ว Apache Open Office (ซึ่งปัจจุบันได้รับการพัฒนาภายใต้ชื่อนั้น) เป็นชุดโปรแกรมสำนักงานฟรีที่สามารถเป็นทางเลือกแทน Microsoft Office ยอดนิยมได้สำเร็จ ประกอบด้วย: โปรแกรมประมวลผลคำ Writer (อะนาล็อกของ MS Word), สเปรดชีต Calc (อะนาล็อกของ MS Excel), เครื่องมือสำหรับสร้างงานนำเสนอมัลติมีเดีย Impress (อะนาล็อกของ MS PowerPoint), แอปพลิเคชันสำหรับสร้างไดอะแกรมวาด (ทางเลือกของ MS Visio), ฐานข้อมูลฐาน ( อะนาล็อก MS Access) และคณิตศาสตร์ – ผู้เชี่ยวชาญด้านคณิตศาสตร์ แอพพลิเคชั่นแต่ละตัวไม่เพียงแต่รองรับรูปแบบไฟล์ของตัวเองเท่านั้น แต่ยังรองรับ MS Office ของคู่แข่งทางการค้าด้วย ดังนั้นจึงสามารถใช้งานได้แม้ว่าผู้รับเหมาของบริษัทจะใช้ชุดโปรแกรม Microsoft ก็ตาม
Gimp – แทน Photoshop หรือ Corel
โดยทั่วไป บริษัทต้องการแอปพลิเคชันกราฟิกเพื่อจุดประสงค์พื้นฐานเท่านั้น เช่น การพัฒนากราฟิกโฆษณา หรือการแก้ไขรูปภาพเล็กน้อยจากการประชุม อย่างไรก็ตาม โดยไม่ทราบสาเหตุ ผู้ประกอบการมักจะสนใจแพ็คเกจกราฟิกราคาแพง เช่น Adobe Photoshop หรือ Corel Draw อย่างไรก็ตาม แม้ว่าคุณจะต้องการโปรแกรมแก้ไขกราฟิกสำหรับแอปพลิเคชันเฉพาะทาง ลองใช้ Gimp ฟรี โปรแกรมนี้มาพร้อมกับเครื่องมือแก้ไขกราฟิกและฟิลเตอร์ยอดนิยม รองรับเลเยอร์และรูปแบบไฟล์มากมาย
7zip – แทน WinZip หรือ WinRar
ไม่ใช่ทุกคนที่เข้าใจว่าโปรแกรมเก็บไฟล์ WinZip และ WinRar ยอดนิยมไม่ใช่แอปพลิเคชันฟรี หลังจากช่วงทดลองใช้งาน จะไม่ถูกปิดใช้งาน แต่การใช้งานนั้นผิดกฎหมายอยู่แล้ว (จนกว่าจะชำระค่าธรรมเนียม) คุณควรใช้โปรแกรมจัดเก็บถาวรฟรีอย่าง 7zip ซึ่งรองรับรูปแบบไฟล์เก็บถาวรยอดนิยมทั้งหมดแทน (รวมถึง .zip และ.rar ด้วย)
Comodo Antivirus – แทนที่จะเป็นแพ็คเกจป้องกันไวรัสเชิงพาณิชย์
Comodo Antivirus เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสระดับองค์กรที่ดีที่สุดฟรี แม้ว่าจะไม่มีการป้องกันที่มีประสิทธิภาพเหมือนกับโซลูชันเชิงพาณิชย์ที่ได้รับความนิยมมากที่สุด แต่ก็ถือว่าอยู่ในระดับที่ดีมาก เครื่องมือนี้ให้การคุ้มครองผู้พักอาศัย การป้องกันตามความต้องการ และเครื่องสแกนอีเมล
Mozilla Thunderbird แทน Microsoft Outlook
มีโปรแกรมรับส่งเมลมากมายในตลาด – Thunderbird ของ Mozilla เป็นหนึ่งในโปรแกรมที่ดีที่สุด ยิ่งไปกว่านั้น ได้ฟรีอีกด้วย Thunderbird มาพร้อมกับฟีเจอร์โปรแกรมอีเมลที่สำคัญที่สุด และข้อดีที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งก็คือความพร้อมใช้งานของโปรแกรมเสริมมากมายที่ขยายคุณสมบัติมาตรฐานของโปรแกรม
PDFill และ Image Writer / Tools แทน Adobe Acrobat
Adobe Acrobat ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขเอกสาร PDF อย่างไรก็ตาม โดยปกติแล้วเราไม่จำเป็นต้องแก้ไขเนื้อหาของเอกสาร แต่ต้องดำเนินการแก้ไข เช่น ตัดหลายหน้า หมุนเอกสาร หรือกรอกแบบฟอร์ม เหนือสิ่งอื่นใด คุณสมบัติดังกล่าวมีให้โดย PDFill และ Image Writer / Tools ฟรี ซึ่งช่วยให้คุณพิมพ์สื่อไปยังไฟล์ PDF ได้โดยตรง
FreeCommander – แทน Total Commander
บางคนนึกไม่ออกว่าจะทำงานกับตัวจัดการไฟล์ Windows มาตรฐานโดยเฉพาะเวอร์ชันล่าสุด Total Commander (เดิมชื่อ Windows Commander) เป็นผู้นำด้านโซลูชั่นทางเลือกมาเป็นเวลาหลายปี ขออภัย การใช้งานเชิงพาณิชย์ต้องมีการชำระเงิน อย่างไรก็ตาม สามารถแทนที่ด้วย FreeCommander ฟรีซึ่งมีฟังก์ชันการทำงานที่คล้ายกัน
อูบุนตูแทน Windows
แอปพลิเคชันส่วนใหญ่ที่ระบุไว้ข้างต้นทำงานบนระบบปฏิบัติการ Windows และ Linux เพื่อประหยัดเงิน บริษัทควรติดตั้งคอมพิวเตอร์อย่างน้อยบางเครื่อง (พนักงานที่สามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมใหม่ได้) ซึ่งเป็นระบบ Ubuntu ฟรี ซึ่งมีความเสถียร น่าดึงดูด และใช้งานง่าย
