Regels voor zakelijke correspondentie in boodschappers

3 november 2021
Regels voor zakelijke correspondentie in boodschappers

Messengers zijn een van de meest voorkomende en handige communicatiemethoden. Het is een comfortabele en snelle manier om informatie over te dragen.

Er zijn een aantal regels voor zakelijke communicatie via instant messengers. Door deze na te leven, kunt u zich profileren als een comfortabele werknemer of een tactvolle ondernemer. Anders kunt u partners of klanten vervreemden, en dit heeft invloed op uw inkomen.

Ten eerste: maak geen regels. Het zal correct zijn om bij het voeren van een commerciële dialoog in boodschappers onmiddellijk een bepaald kader met de klant te bepalen, waar je niet verder gaat. Voor sommige mensen is bellen na 18.00 uur bijvoorbeeld heel acceptabel, maar sommige mensen scheiden werk en gezinsleven en geven er de voorkeur aan een pauze te nemen van hun werk. Tegelijkertijd begint voor sommigen de werkdag om 9.00 uur, terwijl anderen op dit tijdstip nog slapen. Daarom is het de moeite waard om onmiddellijk aan te geven op welk tijdstip het voor de klant handig is om contact op te nemen? Het is beter om van tevoren een telefoontje te regelen, zodat het niet lijkt op een invasie van iemands persoonlijke ruimte. Als u toch buiten werktijd contact met iemand moet opnemen, kunt u hem het beste een bericht in de messenger schrijven.

Rakuten Viber Messenger
Rakuten Viber Messenger
Viber Media S.à r.l.
Rakuten Viber Messenger voor AndroidViber voor iOSViber voor Windows

Het is belangrijk om zorg te dragen voor de meest waardevolle hulpbron van degenen met wie u verbinding maakt via boodschappers. Deze hulpbron is tijd. Respect voor partners of klanten komt tot uiting in het feit dat u deze hulpbron spaart. Het kan bijvoorbeeld makkelijker voor je zijn om geen tekst in de messenger te typen, maar een gesproken bericht in te spreken. Op dit moment is het echter misschien niet erg handig voor uw ontvanger om naar het bericht te luisteren. Bovendien kan tijdwinst tot uiting komen in het feit dat een persoon niet hoeft te luisteren naar een lang gesproken bericht, dat ook uit lange pauzes en onnodige woorden bestaat. Wanneer informatie in de tekst wordt gepresenteerd, is het gemakkelijker om belangrijke punten niet te missen, en ook, indien nodig, om ze opnieuw te bekijken.

Wat betreft zakelijke correspondentie: als u een bericht in de messenger aan meerdere geadresseerden tegelijk moet schrijven, dan is het volgens de etiquetteregels noodzakelijk om die mensen voor te stellen die elkaar niet kennen. U kunt iemands tijd besparen door het onderwerp van uw brief te identificeren. Als u één contactpersoon in een algemene chat wilt beantwoorden, kunt u beter niet de functie ‘Allen beantwoorden’ gebruiken. Vergeet de juridische kant van correspondentie in boodschappers niet. Alles wat u schrijft of verzendt, kan worden opgeslagen. Daarom kunnen sommige onderwerpen beter live worden besproken. Daarom mag u nooit uw toevlucht nemen tot beledigingen, bedreigingen of discussies over bedrijfsfraude in correspondentie of telefoongesprekken.

WhatsApp Messenger
WhatsApp Messenger
WhatsApp LLC
WhatsApp Messenger voor AndroidWhatsApp voor iOSWhatsApp voor Windows

Een ander belangrijk punt waarmee u rekening moet houden bij het schrijven van correspondentie, is het controleren van wat u heeft geschreven. Sommigen hebben zo’n haast met het versturen van een bericht dat ze de kans missen om spelfouten te controleren. Als gevolg hiervan kunt u een slechte reputatie krijgen in de ogen van klanten of partners. Het is ook de moeite waard om het bericht opnieuw te lezen om te bepalen in welke toonsoort het is geschreven. Zorg ervoor dat de brief niet didactisch of tactloos is.

Als u de groepschat van de messenger voor de hele afdeling gebruikt, kunt u, om werknemers niet tevergeefs af te leiden, de volgende methode voor het overbrengen van informatie implementeren. Door het cijfer 1 voor het bericht te gebruiken, geeft u aan dat de informatie urgent en belangrijk is. Het cijfer 2 betekent dat de informatie belangrijk is, maar dat deze niet dringend gelezen hoeft te worden. Nummer 3 betekent dat de informatie urgent is, maar niet zo belangrijk. En het cijfer 4 geeft aan dat het bericht niet urgent of belangrijk is. Dergelijke aanduidingen zullen een efficiënter gebruik van de werktijd en een gemakkelijkere overdracht van informatie mogelijk maken.

Telegram
Telegram
Telegram FZ-LLC
Telegram voor AndroidTelegram voor iOSTelegram voor Windows

Hoewel het gemakkelijker is om bepaalde gegevens in afbeeldingsformaat (screenshot) te verzenden, is dit voor de ontvanger niet altijd handig. Stel je voor dat je bankgegevens, persoonlijke rekeningen, telefoonnummers of e-mailadressen scant. De gebruiker kan deze gegevens niet kopiëren en zal gedwongen worden deze zelf handmatig in te voeren. Dit kan tot fouten leiden. Daarom kan dergelijke informatie het beste in tekst worden verzonden.

Als een cliënt of partner niet reageert op berichten in de messenger, bel hem dan niet meteen. Ten eerste ziet de gebruiker uw bericht wanneer hij zich aanmeldt bij de applicatie. Ten tweede hebben onnodige herinneringen de neiging om zakenmensen te irriteren. Ten derde wil de persoon misschien gewoon geen contact maken. Om dergelijke problemen te voorkomen, kunt u in het bericht vragen om u onmiddellijk op de hoogte te stellen, aangezien de informatie daarin dringend is.

In een zakelijke omgeving wordt comfortabele samenwerking dus niet minder gewaardeerd dan goed uitgevoerd werk. Door u aan de regels van de digitale etiquette te houden, kunt u klanten of partners die graag met u willen samenwerken niet van u vervreemden.